9 cách nâng cao kỹ năng quản lý thời gian - Hr news

9 cách nâng cao kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là yêu cầu cơ bản của nhà tuyển dụng đối với ứng viên. Sử dụng thời gian một cách hiệu quả giúp người lao động giảm đi sự căng thẳng và làm việc tốt hơn.

Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về việc sử dụng nó. Tuy nhiên có rất nhiều người lao động vẫn chưa thể quản lý hiệu quản thời gian mà mình có được. Họ thường xuyên rơi vào tình trạng chạy đua với công việc và than phiền rằng mình có quá ít thời gian để thực hiện các kế hoạch.

Dưới đây là 10 cách bạn có thể sử dụng để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian cho mình và gia tăng năng suất lao động:

1. Phân chia công việc

Tự mình giải quyết tất cả các nhiệm vụ chỉ khiến bạn rơi vào tình trạng kiệt sức. Phân chia công việc là phương pháp hữu hiệu giúp bạn không phải lâm vào tình trạng quá tải. Ở vị trí là nhà quản lý việc làm này không đồng nghĩa với sự trốn tránh trách nhiệm. Bạn có thể sử dụng các cách thức ủy quyền để bàn giao công việc cho cấp dưới. Thêm vào đó, sự giúp đỡ của đồng nghiệp sẽ góp phần đảm bảo cho kết quả hoạt động của tập thể được trở nên tốt hơn.



2. Lên lịch trình làm việc

Trước khi bắt đầu một ngày làm việc, bạn cần lập ra danh sách các nhiệm vụ cần làm và ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng, cấp thiết, cần giải quyết ngay. Sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên giúp bạn xác định đâu là nhiệm vụ phải được quyết sớm và tránh lãng phí thời gian, nguồn lực.

Hãy chắn chắn rằng những nhiệm vụ đã đề ra nằm trong khả năng giải quyết của bạn. Danh sách các công việc cần làm và lịch trình cụ thể góp phần giúp cho nâng cao khả năng cân bằng giữa sự nghiệp và cuộc sống cá nhân.

3. Tránh trì hoãn

Sự trì hoãn là một trong những điều làm ảnh hưởng đến năng suất. Tình trạng này kéo dài có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian và năng lượng cần thiết. Bạn cần ngăn chặn sự trì hoãn bằng mọi giá. Đây có thể là một vấn đề lớn trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn.

4. Tránh sự căng thẳng

Stress thường xảy ra khi bạn chấp nhận làm việc nhiều hơn so với khả năng của mình. Kết quả là cơ thể, tinh thần bắt đầu cảm thấy mệt mỏi, năng suất làm việc giảm sút. Đừng để tình trạng này tiếp tục diễn ra. Hãy chia sẻ khó khăn trong công việc mà bạn đang gặp phải với đồng nghiệp. Dành thời gian cho thư giãn cho bản thân bằng cách nghỉ ngơi, trò chuyện với bạn bè hay đọc quyển sách ưa thích.

5. Thiết lập thời hạn

Bất kỳ một nhiệm vụ nào cũng đều có thời hạn để hoàn thành. Ngoài mốc thời hạn do cấp trên đưa ra, bản thân người lao động cần chọn cho mình một cột mốc khác sớm hơn so với yêu cầu. Cách làm này tạo cho bản thân cơ hội thử thách, thử sức trước áp lực công việc và thời gian. Khi đẵ vượt qua được thách thức, bạn nên dành cho mình một phần thưởng xứng đáng.

6. Tránh sự đa nhiệm

Hầu hết mọi người cho rằng làm nhiều việc trong cùng một lúc sẽ mang lại sự hiệu quả. Tuy nhiên, sự thật là bạn chỉ có thể có năng suất làm việc tốt nhất khi tập trung vào công việc. Sự đa nhiệm (làm nhiều việc cùng một lúc) sẽ cản trở năng suất lao động và làm giảm thiểu kĩ năng quản lý thời gian.

7. Bắt đầu làm việc sớm

Những người thành công đều có nhiều thói quen giống nhau. Họ bắt đầu một ngày mới từ rất sớm. Thức dậy sớm giúp bạn cảm thấy thoải mái, đầu óc trở nên sáng suốt. Vì thế, những kế hoạch, dự định trong cả một ngày được lập ra trong thời điểm đó sẽ được vận hành hiệu quả, khoa học và hợp lý hơn.

8. Thư giãn

Quá nhiều căng thẳng, áp lực khiến bạn mệt mỏi và ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Bất cứ khi nào cảm thấy quá tải, hãy dành khoảng 10 – 15 để nghỉ ngơi. Đứng dậy đi bộ, nghe một vài bản nhạc hoặc nhắm mắt nghỉ ngơi và nhiều cách làm khác giúp bạn lấy lại được năng lượng cho mình.

9. Học cách nói không

Lịch sự từ chối nhiệm vụ bổ sung nếu bạn nghĩ rằng bản thân đang quá tải với số lượng công việc hiện tại. Hãy nhìn vào danh sách những công việc cần hoàn thành trong ngày và hiểu thêm về tính cấp bách của nhiệm vụ mới để đưa ra quyết định hợp lý nhất.

Theo Khánh Di (TimViecNhanh/Lifehack)

Những điều cần suy nghĩ trước khi sa thải nhân viên

Đôi lúc, mặc dù bạn nghĩ rằng mình đã thực hiện tất cả những yêu cầu khắt khe của quy trình   tuyển dụng   , bạn vẫn có thể để “lọt lưới” một số nhân viên làm việc không hiệu quả. Lúc này bạn sẽ phải nghĩ đến việc mà hầu như không ai muốn làm - sa thải nhân viên đó.

Khi một nhân viên không đáp ứng được những yêu cầu công việc như bạn mong đợi (hoặc như anh ta hứa hẹn trong buổi phỏng vấn   tuyển dụng   ), hay tồi tệ hơn, anh ta có những hành động sai trái, bạn có thể buộc phải cho anh ta thôi việc. Đây là điều không dễ chịu chút nào. Tuy nhiên, bộ luật lao động ở bất kể quốc gia nào cũng đều có những quy định chặt chẽ, kèm theo các hình phạt dành cho người sử dụng lao động trong trường hợp sa thải nhân viên mà không có lý do chính đáng. Do đó, để tránh các vụ kiện tụng và những khoản bồi thường không cần thiết, bạn cần đặc biệt thận trọng khi sa thải nhân viên trong một số trường hợp dưới đây:

1. Nhân viên đã có những phàn nàn trước đó: Một nhân viên trước đó từng buông ra những lời phàn nàn, khiếu nại về sự quấy nhiễu nơi công sở, về việc công ty làm một điều gì đó bất hợp pháp hoặc thiếu công bằng, hay về điều kiện làm việc không an toàn và lành mạnh… Nếu nhân viên mà bạn đang muốn sai thải đã có “tiền sự” liên quan đến những lời phàn nàn và kiến nghị như thế, việc sa thải anh ta có thể sẽ dẫn tới những sự hậu quả không đáng có.

Đối với những nhân viên này, bạn không nên trả lời bất cứ câu hỏi nào về quyết định sa thải hoặc chất lượng công việc của họ. Thời điểm dành cho những việc đó đã qua mất rồi. Dù sao thì những câu trả lời của bạn cũng sẽ không được họ lắng nghe. Hãy sử dụng ngôn từ đơn giản, trực tiếp, không mang tính cách buộc tội và nói đại ý: “Tôi rất tiếc phải thông báo rằng hôm nay là ngày làm việc cuối cùng của anh ở công ty”, thay vì nói: “Anh đã không thực hiện được công việc của mình”, càng không nên bóng gió rằng họ bị sa thải bởi vì đã “dám” phàn nàn, khiếu nại.

2. Nhân viên trên 40 tuổi: Hầu như ở bất kỳ quốc gia nào, nhân viên ở độ tuổi 40 trở lên đều được các quy định trong luật lao động bảo vệ khỏi hành vi phân biệt đối xử. Bạn không thể sa thải một ai đó chỉ bởi vì bạn muốn thay thế họ bằng những nhân viên trẻ hơn và chấp nhận mức   lương   thấp hơn. Nếu bạn thực sự cần sa thải họ, hãy trực tiếp gặp mặt, không dùng điện thoại, fax, e-mail hay tin nhắn.

3. Nhân viên là thành viên của một nhóm thiểu số nào đó: Rất nhiều quy định pháp luật khác nhau ngăn ngừa các hành vi phân biệt trên cơ sở chủng tộc, màu da, giới tính, tôn giáo hay dân tộc. Hãy đảm bảo rằng việc sa thải nhân viên của bạn không có chủ tâm, hoặc là một nỗ lực cố ý nhằm phân biệt một nhóm thiểu số nào đó.

4. Nhân viên có hợp đồng lao động: Trước khi sa thải nhân viên thuộc đối tượng này, bạn hãy xem xét bất cứ hợp đồng lao động nào mà bạn có thể đã từng ký kết với họ. Bên cạnh đó, bạn cần đọc lại tất cả các chế độ, chính sách bằng văn bản mà bạn có liên quan đến vấn đề sa thải nhân viên. Thông tin về việc sa thải nên được ghi chép trong sổ theo dõi nhân viên của công ty bạn. Bạn nên lường trước kết quả: liệu bạn có phải thông báo trước 30 ngày, hay bạn có phải trả một khoản tiền bồi thường nào đó không. Đừng để nhân viên khiếu nại rằng bạn vi phạm các quy định   nhân sự   của công ty.

5. Bạn có những lời hứa hay tuyên bố nào đó đối với nhân viên: Bạn cũng nên thử nhớ lại xem bạn có từng cam kết về bất cứ điều khoản lao động nào liên quan đến việc sa thải hay không. Bạn có từng tuyên bố điều gì kiểu như “đảm bảo công việc” hay không? Các nhân viên thường viện dẫn tới những lời cam kết như vậy hay bản hợp đồng dài hạn trong các vụ kiện tụng sa thải.

6. Bạn sa thải nhiều nhân viên cùng một lúc: Nếu bạn thấy rằng bạn cần sa thải một số lượng nhân viên nhất định, bạn phải hết sức cẩn trọng với các vấn đề phân biệt đối xử. Ví dụ, đừng sa thải tất cả các nhân viên nữ trên 45 tuổi của bạn.

Bất luận lý do của việc sa thải là gì, bạn cũng cần phải đối xử bình đẳng với tất cả nhân viên. Nếu bạn không ban hành một số chính sách đối với các hành vi (như đi muộn hay nghỉ việc không có lý do chính đáng…), bạn có thể đương đầu với một vài vấn đề pháp lý bảo vệ các nhân viên khỏi bị sa thải bởi những lý do không được quy định thành văn đã có hiệu lực trước đó. Bồi thẩm đoàn hay thẩm phán có thể xem điều này như một biểu hiện của hành vi phân biệt đối xử bất hợp pháp.

Tóm lại, trước khi sa thải một nhân viên, bạn hãy chuẩn bị tất cả mọi lý lẽ để bảo vệ cho quyết định sa thải đó. Và trong những tình huống nhạy cảm hay khó khăn, tốt hơn cả là bạn nên tham khảo ý kiến của các luật sư có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động để giúp công ty tránh khỏi những rắc rối có thể xảy ra.

(Dịch từ Allbusiness)