Cấu trúc căn bản của phần mềm quản lý nhân sự - Hr views

Sưu tầm: viết đơn xin thôi việc

Cấu trúc căn bản của phần mềm quản lý   nhân sự

  Quản lý nhân sự   một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất. Do đó, để tương trợ quản lý nhân sự cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các đề xuất cơ bản của quản lý chuyên nghiệp.

Quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sinh sản. Do đó, để hỗ trợ quản lý nhân sự cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các yêu cầu căn bản của quản lý chuyên nghiệp.

Nhu cầu quản lý nhân sự bằng phần mềm (PM).

Kinh tế thị trường đã làm đổi thay thực chất quan hệ giữa người cần lao (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSD). Một mặt, tổ chức muốn khai thác tối đa năng suất làm việc của NLĐ, mặt khác NLĐ có toàn quyền kiểm tra những ích lợi mình được hưởng có cân xứng với sức lao động bỏ ra để quyết định có gắn bó với NSD hay không. Giờ đây, nhu cầu về một hệ thống quản lý nhân sự (QLNS) có khả năng cung cấp kịp thời những thông tin hai chiều cho cả NSD và NLĐ trở thành vô cùng cần thiết, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều cần lao cấp cao với đặc tính đòi hỏi cao về mặt đối xử từ phía tổ chức, khi mối quan hệ thúc đẩy NSD - NLĐ trở nên hết sức phức tạp.

Cấu trúc hệ thống PM quản lý nhân sự

Một hệ PM QLNS tương đối đầy đủ gồm những cấu phần sau:

Quản lý các khoản được hưởng của viên chức

Phân hệ này cho phép NSD thiết kế, đồ mưu hoạch ngân sách, quản trị, giám sát và đàm đạo với viên chức về từng cấu phần trong gói lợi quyền NLĐ được hưởng; cho phép thiết kế và triển khai các chương trình lợi ích từ mức cho từng viên chức đến mức toàn bộ phòng ban tổ chức. Phân hệ này cũng bao gồm các tiểu phân hệ tính toán khoản 'quyền lợi chia tay' khi một viên chức ngừng làm việc với tổ chức.

Quản lý hồ sơ và phát triển nhân lực

Phân hệ này cho phép quản lý, theo dõi, phát triển và chia sẻ nguồn lực giữa các cá nhân, nhóm làm việc, vị trí công việc... Từ thời khắc nhân viên khởi đầu gia nhập đến khi chấm dứt làm việc với đơn vị. Một cách cụ thể hơn, phân hệ này bao gồm các tiểu phân hệ quản lý   tuyển dụng   , quản lý năng lực viên chức, quản lý các chương trình huấn luyện, quản lý đánh giá hiệu quả công tác, quản lý kế hoạch   huấn luyện   kế cận... Trong đó, phần quản lý hiệu quả công việc còn ít được ứng dụng tại Việt Nam mặc dù khá quan trọng: Vào đầu mỗi năm, nhân viên thường đồng ý với tổ chức về các mục tiêu cần đạt được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân viên kinh doanh), năng suất làm việc, các khóa huấn luyện hoặc văn bằng cần hoàn thành... Hệ thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng tổ chức sẽ kiểm tra kết quả hoạt động của nhân viên, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho giai đoạn tiếp theo.

Quản lý ngày nghỉ/vắng

Phân hệ này cho phép viên chức đánh giá số ngày phép và nghỉ còn lại trong năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt... Hệ thống sẽ tự động gửi đề xuất này đến người quản lý trực tiếp của nhân viên để xin chấp nhận, sau đó gửi thông tin đồng ý trái lại cho viên chức, đồng thời thông báo cho các nhân viên khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp với một hệ thống email nội bộ như Lotus Notes và các thông tin nói trên được hệ thống chuyển qua Lotus Notes để gửi đến hòm thư của các đối tượng.

Tính toán   lương   và phí tổn

Lương thường gồm một số thành phần như sau: lương căn bản, các khoản được công ty thanh toán (allowance), các khoản khấu trừ vào lương (ví dụ như trong khoản 20% Bảo hiểm xã hội thì viên chức đóng 5%, công ty đóng 15%), các phụ cấp làm thêm giờ...

Khi tổ chức có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thuế thu nhập cá nhân bây chừ, thuế suất được tính lũy tiến phân biệt theo nhiều loại đối tượng. Từng cấu phần của lương phải được xác định là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để ứng dụng công thức phù hợp.

Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều tổ chức nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tham vấn. Một hệ thống PM được thiết kế tốt có thể giúp đơn vị hà tiện được đáng kể thời kì và công sức trong việc tính lương. Ngoài ra xây dựng hệ thống tính lương là một việc cần sự tham dự sâu của các chuyên gia về nhân lực và thuế.

Tính toán và quản lý thưởng

Đây cũng là một việc phức tạp và phụ thuộc tùy vào mỗi tổ chức. Bình thường, các đơn vị dựa vào một số tiêu chí như doanh số đạt được, chất lượng công việc, thời kì làm việc, thâm niên, chức danh, nghĩa vụ... Để đưa ra một bảng tính số điểm thưởng cho các kỳ lễ tết, cuối năm... Việc theo dõi này nếu làm bằng tay sẽ không thể chi tiết và dễ dẫn đến tình trạng cào bằng, không động viên được những nhân viên có cố gắng vượt bậc. Sử dụng PM sẽ giúp việc theo dõi này trở thành chi tiết, xác thực và đều đặn.

Quản lý thời kì làm việc

Quản lý thời gian làm việc có thể từ đơn giản như một chế độ đánh giá giờ vào ra, đến một hệ thống phức tạp như trong một doanh nghiệp luật hoặc kiểm toán cần theo dõi đến từng giờ nhân viên đang làm việc cho khách hàng nào (thường được gọi là quản lý 'timesheet').

Một hệ thống quản lý 'timesheet' tốt thường được thiết kế theo kiểu client-server hoặc giao diện web. Vào cuối tuần từng nhân viên sẽ tự khai báo (trên máy client) các công việc mình làm hàng ngày lên hệ thống, từng công việc này sẽ được gắn với một khách hàng/dự án cụ thể hoặc với một mã định trước nào đó (cho những việc không tác động trực tiếp đến khách hàng như tập huấn, nghiên cứu, họp nội bộ...). Các 'timesheet' này sẽ được tổng hợp qua mạng LAN/WAN hoặc intranet về CSDL chung trên server, làm cơ sở cho muôn vàn báo cáo hữu ích như báo cáo tổng hợp về số giờ toàn công ty sử dụng cho một khách hàng nào đó, hoặc các báo cáo phân tích về hiệu quả làm việc của viên chức.

Quản lý quỹ hưu bổng

Các đơn vị lớn của nước ngoài đều có một quỹ hưu bổng trong đó NLĐ đóng góp một phần (có tính biểu trưng) và đơn vị góp phần còn lại trong suốt quá trình NLĐ làm việc cho đơn vị, sau đó quỹ được dùng để trả lương hưu cho NLĐ. Quỹ hưu bổng này thường rất lớn, bởi thế các doanh nghiệp đều đưa vào đầu tư, hẳn nhiên với những điều kiện rất chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro như đầu tư vào các trái khoán chính phủ hoặc giấy má có giá của các tổ chức hàng đầu trên thế giới... Nhiều tổ chức cũng cho phép viên chức được tham dự vào quá trình này và chọn lọc danh mục đầu tư mà họ muốn. Phê chuẩn phân hệ quản lý quỹ hưu trí, đơn vị thông tin cho NLĐ biết số tiền NLĐ đã tích luỹ được trong quỹ hưu bổng và tình hình đầu tư của khoản tiền này.

Lời kết

Quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sinh sản. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì liên quan đến nguồn vốn quan yếu nhất trong doanh nghiệp là con người. Một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tốt tuy không thể thay thế một Giám đốc nhân sự tinh tế, nhưng chắc chắn sẽ cung cấp một dụng cụ hữu hiệu để   phòng nhân sự   khoa học hóa công tác hàng ngày.

Quantri.Vn